SEMARANG | Kabarjateng.id – Arsip pemerintahan memiliki peran penting dalam menjaga rekam jejak kebijakan dan pelayanan publik.
Dokumen yang tersimpan saat ini bisa menjadi sumber informasi berharga untuk kebutuhan pemerintahan di masa mendatang.
Penegasan itu disampaikan Sekretaris Daerah (Sekda) Jawa Tengah Sumarno saat membuka Rapat Koordinasi Pengawasan Kearsipan Provinsi Jawa Tengah 2026 di Gedung Gradhika Bhakti Praja, Semarang, Selasa (6/10/2026).
Sumarno hadir mewakili Gubernur Jawa Tengah Ahmad Luthfi dan Wakil Gubernur Taj Yasin.
Dalam kegiatan tersebut juga dilakukan penyerahan penghargaan hasil pengawasan kearsipan kepada sejumlah instansi.
Menurut Sumarno, masih ada anggapan bahwa pekerjaan kearsipan hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen.
Padahal, arsip memiliki fungsi strategis karena menyimpan berbagai informasi mengenai perjalanan pemerintahan.
“Arsip ini bukan sesuatu yang tidak penting. Mungkin ada pandangan atau persepsi bahwa arsip itu tidak penting. Kami mengingatkan kembali bahwa arsip itu sesuatu yang sangat penting,” kata Sumarno.
Ia menjelaskan, hampir seluruh aktivitas pemerintahan menghasilkan dokumen yang nantinya menjadi bagian dari arsip.
Karena itu, keberadaan arsip tidak berhenti pada kebutuhan administrasi saat ini.
Arsip juga dibutuhkan sebagai bahan penelusuran bagi pihak yang berkepentingan pada masa mendatang.
Dengan demikian, setiap aparatur memiliki tanggung jawab untuk memastikan dokumen pemerintahan dikelola secara baik.
“Apa yang kita lakukan semua di dalam pengelolaan pemerintahan ini semua terdokumentasi. Itu tidak berhenti pada saat kita mengelola pemerintahan, tetapi harus kita wariskan dan diteruskan oleh penelusur-penelusur kita,” ujarnya.
Sumarno menilai, sebuah dokumen yang sekarang dianggap tidak terlalu penting dapat memiliki nilai strategis di kemudian hari.
Terlebih, arsip merupakan salah satu sumber data yang dapat digunakan untuk berbagai kepentingan.
Karena itu, ia meminta pengelolaan arsip dilakukan secara tertib, sistematis, dan mengikuti aturan yang berlaku.
Menurutnya, kualitas data pemerintahan juga sangat bergantung pada pengelolaan arsip.
“Dokumentasi arsip ini mungkin pada saat ini sepertinya tidak penting. Tapi karena berhubungan dengan pengelolaan pemerintahan, pasti suatu saat akan dimanfaatkan dan digunakan di kemudian hari,” jelasnya.
Ia menambahkan, data merupakan aset penting dalam mendukung pengambilan keputusan dan penyelenggaraan pemerintahan.
Pengelolaan arsip yang baik menjadi bagian dari pelaksanaan tanggung jawab aparatur negara.
“Data itu penting dan mahal. Sehingga pengelolaan arsip dengan baik adalah bagian dari tanggung jawab kita, bagian dari kita menjalankan amanah di semua lini, di tempat mana pun,” katanya.
Pada kesempatan itu, Sumarno juga memberikan apresiasi kepada perangkat daerah dan pemerintah kabupaten/kota yang meraih penghargaan dalam pengawasan kearsipan 2026.
Ia berharap penghargaan tersebut tidak berhenti sebagai bentuk pengakuan atas capaian.
Penghargaan diharapkan menjadi pemacu bagi instansi penerima maupun daerah lain untuk terus memperbaiki tata kelola arsip.
“Tentu saja kami berharap apresiasi ini menjadi motivasi teman-teman untuk mengelola arsip dengan lebih baik lagi. Yang belum memperoleh penghargaan tentu ini menjadi motivasi untuk mengejar pengelolaan arsip seperti yang seharusnya,” tuturnya.
Sementara itu, Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Rahmah Nur Hayati mengatakan, rakor tersebut menjadi momentum untuk menyamakan pemahaman mengenai pelaksanaan tata kelola kearsipan.
Menurutnya, kegiatan itu juga diarahkan untuk memperkuat kepatuhan seluruh instansi terhadap ketentuan kearsipan dalam penyelenggaraan pemerintahan.
“Tujuannya menyepahamkan, menyepakati, memotivasi semangat kepatuhan kita semuanya terhadap penerapan tata kelola kearsipan dalam penyelenggaraan pemerintahan,” katanya.
Rakor tersebut sekaligus menjadi forum penyampaian arah kebijakan dan program kearsipan, mulai dari pemerintah pusat melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pemerintah provinsi, hingga pemerintah kabupaten dan kota.
Rahmah berharap penerapan tata kelola kearsipan di seluruh instansi semakin berkualitas dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK) yang telah ditetapkan.
Sasaran pengawasan meliputi lembaga kearsipan kabupaten/kota di Jawa Tengah, perangkat daerah Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, serta badan usaha milik daerah (BUMD) Jawa Tengah.
Peserta kegiatan terdiri atas bupati dan wali kota, kepala perangkat daerah Pemprov Jateng, kepala lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, serta pimpinan BUMD Jawa Tengah.
Dalam kegiatan tersebut juga diumumkan hasil pengawasan kearsipan internal dan eksternal tahun 2026.
Sebanyak 17 penghargaan diberikan untuk kategori pengawasan internal, sedangkan tujuh penghargaan lainnya diberikan berdasarkan hasil pengawasan eksternal. (dkp)
